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Respuestas a sus preguntas sobre el GDS como canal de distribución para sus hoteles

Publicado el 13 septiembre 2023

A menudo se pasa por alto el GDS como canal de distribución para hoteles independientes y pequeños grupos hoteleros, pero puede ser una fuente lucrativa de reservas. Esto es especialmente cierto hoy en día. Tras caer en picado durante la pandemia, las reservas del GDS han superado el volumen de 2019 y han aumentado entre un 15 y un 25% en valor medio de reserva, según los datos de D-EDGE.

¿Qué es el GDS?

A principios de los años 60, mucho antes de que Internet fuera una chispa en la imaginación humana, se creó el GDS para servir de sistema electrónico de reservas a las compañías aéreas. Poco después, hoteles y agencias de viajes se unieron a la red, y en 1992 se formó el primer Sistema de Distribución Global (GDS).

Hoy en día, las agencias de viajes de todo el mundo utilizan el GDS para reservar vuelos y habitaciones de hotel, así como coches de alquiler, billetes de tren, excursiones, cruceros y paquetes de viaje. A pesar de la popularidad de las OTAs, muchos viajeros prefieren que les organice el viaje un profesional con experiencia y conocimientos que pueda intervenir en caso de interrupción del viaje. Y muchas empresas que desean un mayor control sobre los viajes de sus empleados subcontratan el trabajo a una empresa profesional de gestión de viajes.

Para los hoteles, el GDS es la principal plataforma para llegar a las agencias de viajes y puede generar una proporción pequeña pero significativa del total de reservas. En 2022, los grupos hoteleros declararon recibir un 8% una media del total de reservas a través de los GDS, según h2c’s Estudio sobre Global Hospitality Distribution 2022.

Las grandes cadenas recibieron la mayor proporción, con un 9%, mientras que las pequeñas y medianas recibieron un 4%. Es de suponer que la diferencia no se debe tanto a la escasa demanda como al hecho de que el número de grupos pequeños que anuncian sus establecimientos en el GDS es menor. Aunque el estudio no incluía a los hoteles independientes, los datos de D-EDGE muestran que se están perdiendo aún más acción.

«El GDS nos da acceso a agencias de todo el mundo y a agencias de viajes online, lo que aumenta la visibilidad de nuestro hotel y nos ayuda a conseguir más reservas y generar mayores ingresos, sobre todo de reservas corporativas», afirma Piyadol Chantadej, revenue manager del Grand Fortune Hotel Bangkok. «También ha evitado y reducido los errores de reserva, ya que el GDS es un sistema en tiempo real».

El GDS nos da acceso a agencias de todo el mundo y a agencias de viajes online, lo que aumenta la visibilidad de nuestro hotel y nos ayuda a conseguir más reservas y generar mayores ingresos, sobre todo de reservas corporativas. También ha evitado y reducido los errores de reserva, ya que el GDS es un sistema en tiempo real.

Piyadol Chantadej

Revenue Manager

Grand Fortune Hotel Bangkok

¿Quiénes son los principales proveedores de GDS?

Aunque nos referimos a este como «el GDS», en realidad existen varias redes de GDS. En los últimos años, la consolidación masiva ha reducido el campo de juego a los «tres grandes», que en conjunto representan alrededor del 80% del mercado mundial.

  • Sabre. Fundado en 1960 por American Airlines en Texas (EE.UU.), Sabre fue el primer GDS. Actualmente es la segunda mayor red de GDS del mundo y es especialmente popular en Norteamérica y Asia.
  • Amadeus. Fundado en 1987 por un grupo de aerolíneas europeas, Amadeus está considerado el mayor GDS actualmente. Con sede en Madrid (España), la empresa tiene una amplia presencia en Europa, Oriente Medio y África.
  • Travelport.. Fundado en 2001, Travelport es el más pequeño de los tres, pero está presente en todos los continentes. Con sede en Langley (Reino Unido), la empresa también posee los sistemas GDS Apollo, Worldspan y Galileo.

¿Cómo funciona el GDS?

El GDS actúa como intermediario entre las agencias de viajes y los proveedores de viajes. Mientras que algunas grandes marcas hoteleras se conectan directamente al GDS, la mayoría de los hoteles independientes y los grupos más pequeños deben hacerlo a través de un channel manager o de un sistema central de reservas (CRS)..

El CRS es el corazón de la distribución hotelera, conectando un hotel con todos los canales de distribución, incluyendo el GDS, las OTAs, los mayoristas y el motor de reservas por Internet (IBE) del hotel. Esto permite al hotel gestionar el inventario, los precios y el contenido de los anuncios desde una plataforma centralizada.

Cuando un hotel publica en el GDS, se le asigna un código de cadena GDS. Los establecimientos independientes y los grupos pequeños suelen utilizar el código del proveedor de CRS. A los grupos grandes se les puede asignar un código de cadena específico, pero pueden seguir trabajando con un proveedor de CRS utilizando su propio código.

Una vez que el hotel está disponible en el GDS, las agencias de viajes pueden consultar sus tarifas y disponibilidad en tiempo real. Cuando un agente hace una reserva, los datos se transfieren electrónicamente al CRS y al PMS del hotel, y el CRS actualiza automáticamente la disponibilidad en todos los canales de distribución.

¿Cuáles son las ventajas de aparecer en el GDS?

Para los hoteles, el GDS ofrece un considerable poder de marketing con la posibilidad de llegar a cientos de miles de agentes de viajes y gestores de viajes corporativos de todo el mundo. La mayoría de las agencias de viajes utilizan el GDS para buscar hoteles y hacer reservas. Si no encuentran su hotel, es más probable que elijan otro establecimiento.

Las agencias de viajes dependen en gran medida del GDS como columna vertebral de su pila tecnológica. Tener un hotel en el GDS tiene la ventaja de agregar más fácilmente la reserva del hotel con otros componentes del viaje, como el avión o el coche, que también suelen obtenerse en el GDS utilizando la misma tecnología.

Un alto ejecutivo de una importante empresa de gestión de viajes

Esto facilita la integración de la documentación del viajero, como el itinerario del viaje, la factura y los informes de seguridad, además de simplificar y sincronizar las modificaciones y cancelaciones, algo clave en los viajes de negocios, dijo.

He aquí algunas ventajas adicionales para los hoteles:

  • El GDS ofrece las mismas oportunidades de visibilidad a los hoteles independientes que a las cadenas hoteleras y las grandes marcas, lo que contribuye a igualar las condiciones de competencia.
  • El GDS es especialmente valioso como fuente de reservas de viajeros de negocios. De hecho, estimamos que alrededor del 80% de las reservas en el GDS son corporativas, mientras que el 20% son de ocio.
  • Las reservas corporativas tienden a ser más fuertes en invierno y en temporada baja, cuando las reservas de ocio se ralentizan, lo que contribuye a reforzar la demanda durante todo el año.
  • Cuando los hoteles se unen a programas de consorcios de viajes como Internova Leaders Network y Signature Travel Network, sus tarifas aparecen en la parte superior de los resultados de búsqueda en el GDS y el hotel se marca como proveedor preferente, lo que proporciona una mayor exposición a las redes mundiales de profesionales de viajes.
  • Las reservas en el GDS también pueden generar ingresos complementarios para los hoteles, como reservas de grupos, reuniones y eventos, y gastos en comida y bebida.

¿Cómo funcionan los viajes de negocios en el GDS?

Muchas empresas tienen un programa de viajes gestionados, lo que significa que la organización de los viajes corre a cargo de una agencia de viajes o una empresa de gestión de viajes (TMC, por sus siglas en inglés). Normalmente, la empresa tendrá una política de viajes en la que se describen los procesos que deben seguir los empleados para reservar y gastar en viajes, así como las normas de viaje y los proveedores preferidos.

Grandes TMC internacionales como CWT, American Express Travel y ABC Global Services gestionan los viajes de algunas de las mayores empresas del mundo. Parte de los servicios de una TMC consiste en buscar y negociar la lista de proveedores preferidos de una empresa enviando anualmente solicitudes de propuestas (RFP, por sus siglas en inglés) a los proveedores.

Si se invita a un hotel a presentar una oferta, debe enviar un formulario con información detallada sobre el establecimiento, junto con las tarifas preferentes y las políticas de reserva. Si se acepta al hotel en el programa, sus tarifas se suben al GDS, pero solo son visibles para la TMC designada.

Si un hotel no figura en el GDS, está en desventaja a la hora de pujar por negocios corporativos. «Los clientes corporativos suelen insistir en que los hoteles de su programa hotelero figuren en el GDS y se suban sus tarifas corporativas», explica el ejecutivo de viajes sénior. «Los clientes corporativos están muy centrados en los informes de los proveedores y el cumplimiento de las políticas, y la mejor forma de garantizar esto es forzar las reservas hoteleras a través de los canales requeridos a través de la TMC».

¿Qué es una herramienta de autorreserva?

Algunas empresas permiten a los empleados hacer sus propias reservas utilizando una herramienta de autorreserva (SBT) o una herramienta de reserva online (OBT), que permite a los empleados ver los proveedores preferentes y las tarifas negociadas, reservar hoteles y recibir asistencia al cliente. Esto puede ahorrar tiempo y costes a la empresa y a la TMC. La TMC se encarga del contenido y este se obtiene a través del GDS y mediante conexiones con agregadores y proveedores ajenos al GDS.

¿Es el GDS adecuado para mi establecimiento?

Con el auge de los viajes de negocios, ahora es el momento oportuno para captar más reservas corporativas. Al mismo tiempo, los viajes internacionales de ocio también están cobrando impulso, y muchos viajeros prefieren reservar sus viajes al extranjero a través de una agencia de viajes.

Además, en una encuesta reciente entre travel managers de empresa de la Global Business Travel Association, más de tres cuartas partes de los encuestados afirmaron que el clima de negociación actual favorece más a los proveedores de viajes que antes de la pandemia. Y el 55% afirma que le resulta difícil encontrar tarifas hoteleras favorables a través del proceso de solicitud de RFP.

Aunque prácticamente cualquier hotel con diez o más habitaciones puede figurar en el GDS, es más adecuado para unos establecimientos que para otros. Lo ideal es que un hotel tenga al menos 30 habitaciones, sea de tres estrellas o más y ofrezca una tarifa media lo bastante alta como para cubrir las tasas del GDS y dejar un amplio margen de beneficios.

Por lo general, los hoteles de grandes ciudades que atienden a viajeros corporativos son los que mejor se adaptan al GDS, pero hay todo tipo de excepciones. Las propiedades suburbanas y rurales situadas cerca de grandes empresas o fábricas también pueden beneficiarse, al igual que los complejos turísticos que deseen exponerse a redes de viajes de lujo como Virtuoso y Tzell Travel Group. Y con más viajeros que combinan trabajo y ocio en el mismo viaje, las fronteras entre los viajeros de ocio y los de negocios se difuminan.

Existen muchos GDS diferentes, por lo que es importante elegir un GDS que satisfaga las necesidades de su hotel y de sus huéspedes. También recomendamos mantenerse al día sobre los productos y tendencias del GDS.

Piyadol Chantadej

Revenue Manager

Grand Fortune Hotel Bangkok

¿Qué tasas hay que pagar?

Otra consideración importante son las tasas. Las tasas de los GDS pueden variar según el proveedor, pero suelen incluir los costes de alta, configuración e integración, las comisiones de transacción, las comisiones de las agencias de viajes, las comisiones de los CRS o channels managers y una tarifa anual de conexión al GDS. Además, puede haber costes opcionales de participación en programas con TMC y consorcios y campañas publicitarias de GDS.

No obstante, las reservas en el GDS siguen siendo, por lo general, más baratas que las de las OTAs, donde las comisiones pueden oscilar entre el 15 y el 25%. Además, las reservas en el GDS generan una tarifa diaria promedio más alta de media y tienen una mayor proporción de huéspedes que regresan. No obstante, es importante hacer un seguimiento de los costes de adquisición y del valor medio de las reservas por canal para asegurarse de obtener un sólido retorno de la inversión.

¿Cómo puede mi hotel maximizar su visibilidad en el GDS?

Los hoteles pueden captar la atención de las agencias de viajes en el GDS de muchas maneras.

  • Cree un anuncio atractivo. Proporcione información clara y convincente sobre su establecimiento, ubicación y servicios, junto con muchas imágenes de calidad. Tenga en cuenta que cuando los agentes de viajes consultan los precios de un hotel, no pueden ver sus fotografías, por lo que una buena descripción es aún más crucial. El espacio es limitado, por lo que tendrá que ser conciso.
  • Asegúrese de que su anuncio sea detallado. Los listados del GDS contienen hasta 3000 campos, y las agencias de viajes utilizan filtros para encontrar hoteles con características y servicios específicos. Para asegurarse de que aparece en las búsquedas pertinentes, rellene todos los campos aplicables.
  • Ofrezca tarifas y políticas atractivas. Como en cualquier canal de distribución, una de las formas más eficaces de atraer reservas es ofrecer tarifas competitivas. Los complementos como el wifi, el desayuno y el aparcamiento gratuitos también ayudarán, al igual que las opciones de cancelación flexibles.

Necesitará diferentes estrategias para atraer a viajeros de ocio y viajeros de negocios en el GDS.

Viajeros de negocios

  • Participe en programas corporativos. Cuando un agente de viajes busca un destino en el GDS para hacer una reserva en nombre de una empresa, los hoteles que han negociado tarifas con la empresa aparecen en la parte superior de los resultados y tienen más probabilidades de reservarse.

Viajeros de ocio

  • Participe en programas de consorcios de viajes. Si la agencia de viajes forma parte de una red profesional o un consorcio de viajes, los hoteles del programa aparecen en los primeros resultados de las búsquedas de destinos.
  • Ofrezca una comisión más alta. Como incentivo adicional para que los agentes de viajes elijan su establecimiento, considere la posibilidad de ofrecer una comisión superior al 10% estándar. Tenga en cuenta que esto no se aplica a las cuentas de empresa con tarifas no sujetas a comisiones.
  • Lance una campaña publicitaria. Al igual que las OTAs, los hoteles pueden pagar a los proveedores de GDS para obtener una mayor visibilidad en los resultados de búsqueda de establecimientos.

Para más ideas, consulte a su proveedor de CRS. Actúan como intermediarios entre su hotel y el GDS, estableciendo y manteniendo listados y campañas publicitarias en su nombre y ayudando con las RFP y los programas de consorcio, y pueden ofrecer sugerencias adicionales para aumentar la visibilidad y las reservas de su hotel.

¿Qué debo buscar en un proveedor de conectividad GDS?

Aunque varias empresas ofrecen conectividad GDS, no todas son iguales. Estas son algunas de las cualidades clave a las que hay que darles preferencia.

  • Conectividad directa. El proveedor debe proporcionar acceso directo a todos los proveedores de GDS, negociando los acuerdos en su nombre, sin necesidad de depender de terceros.
  • Gestión centralizada de las tarifas y del inventario. Más que conectividad GDS, el partner debe proporcionar una plataforma central para gestionar sus tarifas, disponibilidad y reservas en todos los canales de distribución, junto con la integración con su PMS.
  • Atención al cliente fiable. Dado que los hoteles no pueden acceder directamente al GDS, es esencial contar con la ayuda de un partner experto. Según el estudio de h2c, el nivel de asistencia es el factor de decisión n.°1 para los hoteleros a la hora de adquirir un nuevo sistema de distribución.
  • Experiencia en GDS. El proveedor de conectividad debe conocer en profundidad cómo funciona el GDS y cómo encaja en el ecosistema de distribución hotelera para poder ofrecer a los hoteles la información y el asesoramiento que necesitan para optimizar la productividad.
  • Asistencia con las RFP. Presentar ofertas para participar en programas corporativos y de consorcios puede ser complejo y largo. Su proveedor puede facilitarle las cosas agilizando y automatizando el proceso, además de asesorarle y orientarle sobre cómo mejorar sus posibilidades de que le acepten.
  • Transparencia en las tasas. El proveedor debe consolidar todas las tarifas del GDS en su nombre y facturar directamente a su hotel, facilitando un desglose detallado de las reservas y las tarifas.

A los hoteleros interesados en conectarse al GDS, ¡Dubourg les recomienda que «no lo duden»!

Es importante [para nosotros] estar presentes en el GDS para aumentar nuestra visibilidad. Los GDS son palancas importantes en términos de ingresos. [Y] nos ahorran tiempo a la hora de gestionar las reservas.

Mickaël Dubourg

Director de ventas

Hôtel Pont Royal

How Do I Learn More?

RFP season is here! If you get the process rolling now, you can be up and running on the GDS in time for this season. D-EDGE is the ultimate GDS partner for independent hotels and hotel groups. We offer direct connectivity to all GDSs combined with the hospitality expertise and customer support hotels need to drive more bookings and higher rates on the GDS and all distribution channels. 

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